Do agendy Závazky a pohledávky pořídíme nový záznam – proforma fakturu (požadavek
na platbu předem). Z číselníku dokladů vybereme řadu „pp“, která je
nastavena tak, že se nebude účtovat do deníku. Slouží pouze k evidenci
závazku k úhradě bez dopadu na účetnictví. Částku dle našeho příkladu
zadáme ve výši 15.000 Kč do údaje Celkem. Ostatní údaje vyplníme obvyklým
způsobem.
Proforma fakturu (viz bod 1) dodavateli standardně
uhradíme, například hotově.
Poznámka: Ať už doklad o platbě pořídíme pomocí operace Platba v ZaP,
v agendách Pokladna nebo Banka, vždy program v procesu úhrady proforma
faktury (nebo následně daňové zálohy) vyprázdní údaj Pár.znak. To
znamená, že tyto doklady budou následně nabídnuty k proúčtování (viz
bod 5).
Těchto „zálohových plateb“ může být v čase několik, při pořízení budeme
vždy postupovat stejným způsobem (viz bod 1 a 2).
U některých plnění následně obdržíme od dodavatele vyúčtování neboli
konečnou fakturu. V takovém případě budeme pokračovat až bodem 6.
Pokud se jedná o plnění, na které se vztahuje povinnost vystavit daňový
doklad na přijatou platbu, ale ještě nedošlo k jeho uskutečnění, pokračujeme
bodem 3.
Přijatý daňový
doklad, který nám dodavatel vystaví a zašle na základě přijaté
platby (viz bod 2) na 15.000 Kč vč. DPH zaevidujeme do agendy Závazky
a pohledávky s připravenou dokladovou řadu „zp“, s druhem účtování
DZFD a vyplněnou tabulkou DPH. Datem DPH bude den, kdy jsme daňový
doklad obdrželi. Datem UZP pak den, kdy dodavatel obdržel platbu proforma
faktury. Ostatní údaje zadáme obvyklým způsobem.
Přijatý daňový doklad zaúčtujeme
do deníku. Program při zaúčtování dokladů souvisejících s procesem
zálohových plateb vyprázdní údaj Pár.znak. To znamená, že tyto doklady
budou následně nabídnuty k proúčtování.
Po zaúčtování daňového dokladu evidujeme vůči
dodavateli závazek, který byl však uhrazen předem (viz bod 2). Proto
je nutné provést interní zúčtování
platby proforma faktury s tímto daňovým dokladem v částce 15.000
Kč. Na daňové zálohové faktuře (viz bod 3) v Závazcích a pohledávkách
vyvoláme operaci Zálohy a vybereme příslušný doklad k proúčtování
(úhradu proforma faktury).
Po stisku tlačítka Pokračovat program vygeneruje účetní doklad, který
odúčtuje předepsaný závazek. V tomto dokladu však program Párovací
znak doplní, aby vyrovnal závazek nejen účetně, ale také z pohledu
Saldokonta.
Posledním dokladem, který nám dodavatel zašle,
je vyúčtování zálohových plateb, tzv.
konečná faktura. Doplatek po odečtu předem zaplacené zálohy
od celkové výše plnění činí v našem příkladu 7.604 Kč + 1.596,84 DPH
a k úhradě zbyde 9.200,84 Kč. Fakturu zaevidujeme běžným způsobem
do agendy Závazky a pohledávky. V tabulce DPH kromě zbývajícího základu
daně a DPH vyplníme navíc skupinu mimo DPH označením „ZZZ“ z číselníku
a částkou Kč 12.396,-, která odpovídá základu zaplacené a již zdaněné
zálohy.
Konečnou fakturu
zaúčtujeme do deníku.
Po zaúčtování konečné faktury máme předepsaný
závazek vůči dodavateli v plné výši, bez ohledu na zaplacenou zálohu.
Proto je nutné provést interní zúčtování
daňového dokladu na platbu s konečnou fakturou na částku Kč
15.000,-. Na konečné faktuře (viz bod 6) v Závazcích a pohledávkách
vyvoláme operaci Zálohy a vybereme příslušný doklad k proúčtování
(daňový doklad na platbu proforma faktury).
Upozornění: V parametrech operace Zálohy je v tuto chvíli automaticky
zaškrtnuté nastavení: DPH na daňovém dokladu je počítáno z rozdílu
základů daně. Dříve se konečný daňový doklad vystavoval na výši celkového
plnění a pak v následném proúčtování se zálohami bylo účtováno také
o DPH (na faktuře byly zobrazeny 3 tabulky DPH – za celé plnění, daňový
doklad na platbu a doplatek). Toto nastavení by v tu dobu bylo neaktivní.
Nyní tato povinnost dle zákona o DPH neplatí a daňová tabulka na konečné
faktuře obsahuje pouze zbývající základ daně a DPH.
Po stisku tlačítka Pokračovat program vygeneruje účetní doklad, který
odúčtuje předepsaný závazek.
Doplatek konečné faktury (viz bod 6) dodavateli ve výši 9.200,84 zaplatíme běžným způsobem a platbu zaúčtujeme do deníku.
Po dokončení bodu 9 se bude jevit konečná fakturace zcela zaplacená a všechny dílčí doklady jako vyrovnané.