Výhody a nevýhody různého označování dokladů
Jak v programu DUEL nastavit dokladové řady? Tato otázka se v praxi často opakuje, a jelikož má více řešení, pojďme si je přiblížit.
Evidence a nastavení jednotlivých dokladových řad se v programu DUEL provádí v číselníku Doklady_DE. Stejně jako v každém jiném číselníku je i zde plně v kompetenci obsluhy tvořit řady nové či upravovat distribuční.
Klíčové z hlediska označování dokladů jsou údaje Zkratka, Aktuální číslo a Postfix, přičemž při práci program vyžaduje vyplnění alespoň Zkratky a Čísla. Postfix nemusí být vyplňován, není povinným údajem:
Zkratka - označení (prefix) číselné řady - jeden až deset znaků. Poslední znak nesmí být numerický!
Aktuální číslo - číslo dokladu, které se použije pro převzetí do pořizovaných dat při výběru dokladu z číselníku. Pokud je nastaveno automatické zvyšování čísla, zvýší se toto číslo při každém použití dokladové řady z číselníku. S ohledem na tvorbu VS u vystavených faktur z čísla dokladu je maximální délka 10 znaků.
Postfix - další údaj umožňující podrobnější členění použitých dokladů například při účtování dokladů z různých středisek apod. Můžeme jej však použít i k zadání pořadového čísla aktuálního roku. Rozlišíme tak faktury z různých účetních období, které mají stejné pořadové číslo.
Poznámka Nastavení vhodných zkratek dokladových řad např. faktura vystavená – f, fv, vf, a podobně jsou plně v kompetenci uživatele programu. Pro snadné vyhledávání v pořízených záznamech nedoporučujeme tvořit shodné zkratky s rozlišením velikosti písmen. Například faktury přijaté „F“ a vystavené „f“ nebo zálohy nedaňové přijaté „Zn“ a vystavené „zn“, jak bylo zvykem u programu STEREO.
Rozhodnutí, jak jednotlivé dokladové řady nastavit, je důležité hned na začátku používání programu. Výběr správné varianty nastavení bude zúročen zejména při přechodu mezi roky. Podrobnosti zjistíme nejlépe v následujícím videonávodu...
Videonávod Označování dokladů
Možné varianty nastavení
1. Výchozí nastavení číselníku Doklady
Zkratka - fv
Aktuální číslo - 1
Postfix - 2015
Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv1/2015, fv2/2015, fv3/2015 atd. Na přelomu roku je v rukou obsluhy, aby u dokladové řady provedla snížení hodnoty Aktuálního čísla na „1“ a změnila hodnotu v údaji Postfix, kterou je rozlišen rok tedy na „2016“.
+ Výhody
Označování dokladů jednodušším způsobem (kratším číslem)
Nemusí se meziročně zakládat nové řady a program se i při opakovaném meziročním použití dokladu s číslem „1“ díky rozdílnému Postfixu (2015 / 2016) chová korektně, například při párování s platbami.
– Nevýhody
U takto nastavené řady dojde meziročně k duplicitě variabilních symbolů, pokud se jedná například o řadu vystavených faktur. (Řešením je dodatečné nastavení údaje Prefix VS v číselníku dokladů.)
Pokud se na přelomu roku přenastaví řada a sníží se Aktuální číslo na hodnotu „1“ program již nebude schopen nabídnout následující číslo v řadě minulého roku. Nevýhoda především pro interní doklady apod.
2. Členění roků v „Aktuálním čísle“
Zkratka - fv
Aktuální číslo - 15000001
Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv15000001, fv15000002, fv15000003 atd. Na přelomu roku je v rukou obsluhy, aby u řady provedla úpravu hodnoty Aktuálního čísla na „16000001“ .
+ Výhody
Využitím méně údajů (2 místo 3 viz 1. varianta) snadnější vyhledávání v programu.
Nemusí se meziročně zakládat nové řady, stačí opravit Aktuální číslo.
– Nevýhody
Nutnost odhadovat plánovaný počet dokladů na začátku sezóny. Pokud by došlo k podcenění počtu dokladů, dojde v průběhu roku k navýšení i hodnoty roku zadané jako první čislice aktuálního čísla (fv1399998, fv1399999, fv1400001).
Pokud se na přelomu roku přenastaví řada a sníží se Aktuální číslo na hodnotu „1400001“ program již nebude schopen nabídnout následující číslo v řadě minulého roku. Nevýhoda především pro interní doklady apod.
3. Členění roků ve Zkratce dokladové řady
Zkratka - fv15/
Aktuální číslo - 1
Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv15/1, fv15/2, fv15/3 atd. Na přelomu roku se nebude upravovat Zkratka řady, podobně jako v předchozích variantách číslování, ale musí se založit do číselníku řada nová se Zkratkou „fv16/“ a Aktuálním číslem „1“. Nepoužívaná dokladová řada se později nastaví jako neaktivní a program jí již nebude při běžné práci nabízet.
+ Výhody
Využitím méně údajů (2 místo 3 viz 1. varianta) snadnější vyhledávání v programu
Při přechodu mezi roky jsou k dispozici obě řady, tedy fv13/xxx i fv14/xxx což oceníte především při potřebě tvořit doklady v číselné posloupnosti v aktuálním i minulém období.
– Nevýhody
Nutnost zakládat na přelomu roku vždy nové dokladové řady.
4. Číslování dokladů „donekonečna“.
Zkratka - fv
Aktuální číslo - 1
Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv1, fv2, fv3 atd. Na přelomu roku se dokladová řada upravovat nebude a program bude kontinuálně navyšovat číslo dokladu „donekonečna“
+ Výhody
Číslo dokladu v rámci dokladové řady bude vždy jednoznačné.
Meziročně nevyžaduje žádné přenastavování dokladové řady.
Nehrozí duplicita VS, tudíž vhodné především pro fakturační řady a podobně.
– Nevýhody
Z čísla dokladu není dostupná informace o letech a musí dostačovat datum z dokladu.
Z výše popsaných variant nastavení dokladových řad je zřejmé, že pro různé typy dokladů se hodí různé varianty. V praxi není výjimkou, že dokladové řady závazkového či pohledávkového charakteru jsou nastaveny jinak než interní doklady, pokladna či bankovní výpisy, u kterých dostačuje výchozí nastavení.
Tip Pokud pracujete s cizí měnou, založte si oddělené dokladové řady pro různé měny (například fv, fvEUR, fvUSD). Pro každou z nich můžete nastavit v číselníku Doklady příslušnou měnu, kterou bude program při použití řady v agendách automaticky předvyplňovat. Tím Vám program nejen ušetří práci, ale zároveň eliminuje chybovost použitím nepatřičné měny.
Ostatní pracovní postupy
Výhody a nevýhody různého označování dokladů.
Související témata