Doklady - Výhody a nevýhody různého označování dokladů

Aktuální firma | Společné číselníky | Doklady

Obsah | Základní dovednosti | Videonávody | Klávesové zkratky | Rejstřík

Výhody a nevýhody různého označování dokladů

Jak v programu DUEL nastavit dokladové řady? Tato otázka se v praxi často opakuje, a jelikož má více řešení, pojďme si je přiblížit. Evidence a nastavení jednotlivých dokladových řad se v programu DUEL provádí v číselníku Doklady. Stejně jako v každém jiném číselníku je i zde plně v kompetenci obsluhy tvořit řady nové či upravovat distribuční.

Před započetím doporučujeme shlédnout videonávod v tématu Výhody a nevýhody různého označování dokladů.

VP_Duel_-_doklady_184.jpg

Klíčové z hlediska označování dokladů jsou údaje Zkratka, Aktuální číslo a Postfix, přičemž při práci program vyžaduje vyplnění alespoň Zkratky a Čísla. Postfix nemusí být vyplňován, není povinným údajem:

Poznámka Nastavení vhodných zkratek dokladových řad např. faktura vystavená – f, fv, vf, a podobně jsou plně v kompetenci uživatele programu. Pro snadné vyhledávání v pořízených záznamech nedoporučujeme tvořit shodné zkratky s rozlišením velikosti písmen. Například faktury přijaté „F“ a vystavené „f“ nebo zálohy nedaňové přijaté „Zn“ a vystavené „zn“, jak bylo zvykem u programu STEREO.

Rozhodnutí, jak jednotlivé dokladové řady nastavit, je důležité hned na začátku používání programu. Výběr správné varianty nastavení bude zúročen zejména při přechodu mezi roky. Podrobnosti zjistíme nejlépe v následujícím videonávodu...

Možné varianty nastavení

1.  Výchozí nastavení číselníku Doklady

Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv1/2015, fv2/2015, fv3/2015 atd. Na přelomu roku je v rukou obsluhy, aby u dokladové řady provedla snížení hodnoty Aktuálního čísla na „1“ a změnila hodnotu v údaji Postfix, kterou je rozlišen rok tedy na „2016“.

+ Výhody

– Nevýhody

2. Členění roků v „Aktuálním čísle“

Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv15000001, fv15000002, fv15000003 atd. Na přelomu roku je v rukou obsluhy, aby u řady provedla úpravu hodnoty Aktuálního čísla na „16000001“ .

+ Výhody

– Nevýhody

3. Členění roků ve Zkratce dokladové řady

Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv15/1, fv15/2, fv15/3 atd. Na přelomu roku se nebude upravovat Zkratka řady, podobně jako v předchozích variantách číslování, ale musí se založit do číselníku řada nová se Zkratkou „fv16/“ a Aktuálním číslem „1“. Nepoužívaná dokladová řada se později nastaví jako neaktivní a program jí již nebude při běžné práci nabízet.

+ Výhody

– Nevýhody

4. Číslování dokladů „donekonečna“.

Pokud je nastaveno v číselníku dokladů Zvyšovat aktuální číslo, bude program navyšovat řadu a tvořit doklady ve formátu fv1, fv2, fv3 atd. Na přelomu roku se dokladová řada upravovat nebude a program bude kontinuálně navyšovat číslo dokladu „donekonečna“

+ Výhody

– Nevýhody

Z výše popsaných variant nastavení dokladových řad je zřejmé, že pro různé typy dokladů se hodí různé varianty. V praxi není výjimkou, že dokladové řady závazkového či pohledávkového charakteru jsou nastaveny jinak než interní doklady, pokladna či bankovní výpisy, u kterých dostačuje výchozí nastavení.

Tip Pokud pracujete s cizí měnou, založte si oddělené dokladové řady pro různé měny (například fv, fvEUR, fvUSD). Pro každou z nich můžete nastavit v číselníku Doklady příslušnou měnu, kterou bude program při použití řady v agendách automaticky předvyplňovat. Tím Vám program nejen ušetří práci, ale zároveň eliminuje chybovost použitím nepatřičné měny. Systém označování dokladových řad bude, pro pozdější analýzy, ještě dokonalejší, pokud ke každé dokladové řadě založíte a doplníte i samostatný analytický účet (například fv – 311100, fvEUR-311200, fvUSD – 311300).

Ostatní pracovní postupy

  1. Jak založit dokladovou řadu.

  2. Jak nastavit počáteční stavy.

  3. Dokladové řady a nové účetní období.

  4. Výhody a nevýhody různého označování dokladů.

  5. Vazby mezi doklady - předpisy a úhrady.

Související témata

Doklady