Flexibilita a rychlost zpracování dat rozhodují o úspěchu. Případová studie kanceláře Lady Tax ukazuje, jak lze díky přechodu na ucelený softwarový ekosystém DUEL bezpečně propojit tým na home office v reálném čase a digitalizovat oběh dokumentů. Zjistěte, jak automatizace rutinních procesů mění každodenní operativu, snižuje chybovost a uvolňuje kapacity pro strategické poradenství.
Firma Lady Tax se specializuje na komplexní účetní a mzdové služby, což zahrnuje vedení účetnictví, zpracování podkladů pro daňová přiznání, kompletní mzdovou agendu a poradenství. Naše služby jsou přizpůsobené potřebám různých klientů včetně osob samostatně výdělečně činných, malých firem, společenství vlastníků jednotek a zájmových spolků.
Před implementací účetního programu DUEL jsme čelili několika výzvám. Při zpracování účetnictví jsme používali program Stereo, zatímco pro mzdy byl využíván program Účto. Tato rozdělenost systémů způsobovala komplikace, zvláště s rozšířením týmu. Výzvou bylo efektivní předávání a synchronizace dat mezi členy týmu, což často vedlo k chybám v datech. V oblasti mzdové agendy jsme narazili na problémy při zpracování exekucí a aplikaci různých mzdových tarifů v rámci jedné společnosti, což vyžadovalo značnou míru manuální práce a zvyšovalo riziko chyb.
Problémy, se kterými jsme se potýkali, měly významný dopad na efektivitu a celkovou operativu naší firmy. Nejvýraznější zpomalení jsme zaznamenali při inventuře účtů, zejména u firem s větším objemem dat a delší historií. V takových případech mohlo generování některých sestav trvat až dvě hodiny. V mzdové agendě jsme se potýkali s vysokou časovou náročností při evidenci exekucí. Správa exekucí a související administrativa byla také náchylná k chybám, což zvyšovalo riziko nesprávného zpracování mzdových dat.
Jako klíčové ukazatele výkonnosti, jsme si vytyčili efektivitu procesů, tedy časovou náročnost a přenos dat s eliminováním chyb.
V naší situaci se jako nejúčinnější ukázalo několik funkcí programu. Především modul pro zpracování mezd významně přispěl ke zjednodušení a urychlení mzdové agendy. Díky tomu jsme schopni efektivněji spravovat a zpracovávat mzdy. Velkým přínosem je také provázanost mezi jednotlivými moduly systému, která zajišťuje plynulý tok informací a snižuje riziko chyb při přenosu dat. Tato integrace značně zlepšila naši interní komunikaci a efektivitu práce.
Další významnou vlastností je SQL verze programu, která umožňuje našemu týmu pracovat z domova se sdílenými daty. Tato funkce je zásadní pro podporu home office, což je pro nás důležité. Navíc možnost ukládat k jednotlivým účetním záznamům dokumenty přímo v systému výrazně zefektivnila naši práci s daty a usnadnila organizaci a přístup k dokumentům pro celý tým. Nakonec, zlepšení v rychlosti zpracování dat a vytváření přehlednějších sestav přispělo k větší transparentnosti.
V tomto videu vám Radka Benšová, DiS., zakladatelka a jednatelka účetní kanceláře Lady Tax s.r.o., představí, jak v každodenní praxi efektivně propojit modul Polotovary dokladů s mobilní aplikací proDUEL a využít je v komunikaci s klienty i mezi členy týmu.
Po implementaci DUELU došlo k zlepšení v několika oblastech. Konkrétně,
Zaznamenali jsme několik změn a výhod, které pozitivně ovlivnily naše podnikání. První a nejvýznamnější změnou je zvýšení produktivity naší kanceláře. Automatizace rutinních úkolů nám umožnila více se soustředit na strategické a poradenské služby, což vede k lepší kvalitě našich služeb. Zároveň došlo ke snížení operativních nákladů, protože méně času stráveného na administrativu znamená nižší náklady na pracovní sílu a efektivnější využití zdrojů. Další výhodou je zvýšená flexibilita a škálovatelnost našeho podnikání. Díky DUELU jsme schopni efektivně zpracovávat větší objemy dat a snadno se přizpůsobovat potřebám našich klientů a tržním změnám. Nakonec se také osvědčil jako efektivní nástroj pro digitalizaci a reporting.
Implementace nám umožnila výrazně zlepšit naši každodenní pracovní rutinu především tím, že většině našeho týmu umožnila práci z domova.
Díky cloudovému řešení a sdílení dat v reálném čase můžeme efektivně spolupracovat na účetnictví jedné firmy. Změny provedené jedním uživatelem jsou okamžitě viditelné pro všechny ostatní, což výrazně zlepšuje koordinaci týmu a zvyšuje produktivitu práce.
Díky možnostem, jako je přidávání poznámek k jednotlivým dokladům a sdílení dokumentů přímo u účetního záznamu, také značně zefektivnila naši interní komunikaci. Tyto funkce nám umožňují udržet všechny informace organizované a snadno dostupné. Navíc, díky ušetřenému času má nyní tým více příležitostí k rozvoji a specializaci v nových oblastech.
Celkově nám DUEL přinesl dlouhodobé změny, které vedly k efektivnějšímu, produktivnějšímu a méně stresujícímu pracovnímu prostředí.
Během implementace jsme narazili na několik výzev, které jsme však úspěšně překonali. Jedním z klíčových úkolů bylo převedení dat z našeho předchozího programu. Díky převodovému můstku jsme byli schopni převést účetní data bez chyb. Převod mzdových dat byl komplexnější úkol, ale s pomocí techniků z DUELU jsme tento proces zvládli bez větších komplikací.
Specifickou výzvou byla implementace systému mezd pro subjekty s různými středisky mezd. Vyřešení této situace vyžadovalo časově náročnější nastavení, ale díky spolupráci s technickou podporou a praktickými radami jsme byli schopni tento systém úspěšně zkonfigurovat a nyní funguje bez problémů. Překvapivě hladký byl proces začlenění programu do našeho každodenního provozu, protože DUEL je velmi intuitivní a snadno ovladatelný. Nebylo nutné organizovat školení, což nám umožnilo rychleji a efektivněji začlenit nový systém.
Celkově lze říci, že i přes několik výzev byla implementace DUELU úspěšná a všechny problémy byly řešeny efektivně díky vynikající technické podpoře a naší schopnosti adaptace.
Významným faktorem bylo to, že DUEL je od stejné firmy, jako náš předchozí program Stereo. Dávalo nám to určitou naději, že ovládání bude intuitivní a převod dat relativně jednoduchý. Dalším faktorem byl modul mzdy, který byl skvěle propracovaný a připravený i pro velké objemy mezd. Rozhodnutí bylo ale motivováno i našimi předchozími zkušenostmi. Specifický incident, kdy při společné práci na datech jednoho klienta došlo k ztrátě dat po předání zálohy, byl důležitým momentem, který mě přiměl hledat spolehlivější řešení.
Díky schopnosti DUELU efektivně spravovat více uživatelů a sdílení dat, jsme mohli rozšířit náš tým, což bylo také zásadní. Tato flexibilita nám umožnila růst.
Radka Benšová, DiS., zakladatelka a jednatelka účetní kanceláře Lady Tax s.r.o. a její tým
Tým Ježek software
Tým Ježek software
Petra Žižková
Petra Žižková