Jak vybrat účetní software: návod na úspěšný přechod

Jak zjistit, co vlastně potřebujeme?

Než začnete hledat nový účetní software, udělejte si jednoduchý seznam vztahující se k vašemu současnému řešení:

• Co vám vadí – například složité sestavení přiznání k DPH, žádná pomoc při opravě odpočtu daně, složité nebo zcela nemožné exportování dat do excelu apod.
• Co naopak funguje skvěle – třeba jednoduché vyhledávání, tiskové sestavy či přehledné a jednoduché výstupy pro účetní a manažery
• Co by se mohlo hodit navíc:
  • Oprava záznamu v účetním deníku – některé softwary neumožňují opravit již jednou uložené záznamy
  • Možnost vrácení účetní závěrky – v ideálním případě se účetní závěrka udělá jako poslední krok při uzavření účetního období a není nutné do uzavřeného roku zpětně zasahovat. V praxi ale samozřejmě nastává potřeba opravy a jednoduché vrácení účetní závěrky může být skvělým pomocníkem
  • Napojení na finanční správu – rychlé a jednoduché zasílání potřebných výstupů na finanční správu ušetří účetní spoustu času. Zvažte, zda vám vyhovuje zasílání podkladů přes datovou schránku mimo účetní software nebo byste naopak ocenili nějaké rychlejší řešení, které mj. usnadní i výběr adresáta a připojování příslušného souboru
  • Doba jde dopředu a účetní by se měla věnovat zejména účetním případům a neztrácet čas prostým přepisováním údajů např. z faktury. Při výběru účetního systému určitě promyslete i možnosti importu a vytěžování dat (podrobnosti o tom, co vytěžování vlastně znamená, naleznete v naší dřívější aktualitě s názvem Digitalizace účetnictví).
  • Dalšími „nenápadnými“, ale o to příjemnějšími pomocníky mohou být funkce typu – čerpání dat z ARESu, kontrola insolvence či nespolehlivých plátců, kontrola AML apod.

Takový seznam vám pomůže jasně popsat potřeby a vybrat software, který je opravdu pokryje.

Měli bychom udělat inventuru účtů?

Přechod na nový účetní systém je ideální příležitost srovnat si nejen procesy, ale i data. Čistá a aktuální evidence účetních položek vám ušetří spoustu práce při migraci dat a zajistí, že nový software od začátku poběží s přesnými informacemi. 

Jak a kde hledat nový software?

Začněte vytvořením seznamu možných kandidátů:

• Podívejte se na doporučení od firem z vašeho oboru.
• Prohledejte odborné portály a recenze.
• Zvažte i menší lokální dodavatele – často mají flexibilnější přístup.

Většina firem dnes nabízí demo verzi nebo ukázkovou prezentaci. Na webu obvykle najdete základní seznam funkcí, které účetní software zvládá, a také přehled omezení. Nebojte se dodavatelům napsat – většina má připravené materiály a odpovědi na nejčastější dotazy, protože předprodejní péči mají „vyladěnou“ na základě zkušeností s desítkami klientů. Čím konkrétnější budete v poptávce, tím přesnější informace dostanete.

Myslete na celý provoz

Účetní software často využívají i další oddělení – například skladníci, personalisté nebo mzdové oddělení. Zvažte proto systém, který dokáže pokrýt nejen účetnictví, ale i související procesy.

Kdy je nejlepší čas na přechod?

Plánujte na období, kdy máte menší provozní zátěž – mimo sezónní špičku. Vyhnete se tak zbytečnému stresu a zaměstnanci budou mít víc prostoru na zaučení.

Jak časově a finančně náročná je implementace?

Počítejte nejen s časem, ale i s rozpočtem. Implementace nového účetního systému obvykle zahrnuje:

• Migrace dat – přenos stávajících informací do nového systému. Protože neexistuje jednotný formát pro import dat mezi různými softwary, musí se často provádět individuální úpravy. Většina dodavatelů má tuto službu účtovanou zvlášť, takže je dobré s ní předem počítat v rozpočtu.
• Testování – ověření, že všechny procesy fungují podle očekávání.
• Zálohové období – někdy je vhodné mít oba systémy chvíli souběžně, než přejdete na nový provoz naplno.

Dobré plánování vám ušetří nepříjemná překvapení – ať už jde o zpoždění, nebo o nečekané náklady.

Co školení zaměstnanců?

Školení je naprosto klíčové. I intuitivní účetní software má svoje specifika. Ideální je kombinace praktického zaškolení na míru a dostupné dokumentace – návody, videa, online nápověda. Domluvte si také rychlou podporu v prvních týdnech ostrého provozu.

Jak zapojit tým, aby změnu přijal?

Otevřená komunikace usnadňuje přijetí změny. Vysvětlete zaměstnancům důvody, přínosy a postup, zapojte je do testování či hodnocení nových funkcí.