Jak vybrat mzdový software: návod na úspěšný přechod

Zmapujte své potřeby

Udělejte si „inventuru“ – kolik máte zaměstnanců, jaké jsou typy pracovních poměrů, složitost mezd (příplatky, směny, práce ve svátky, benefity). Jaké systémy už máte – např. software na vedení docházky, jaké výstupy potřebujete. Důležitým kritériem je potřeba zpracování mezd (soukromá sféra) nebo platů (státní sféra). Každý mzdový program se obvykle orientuje pouze na jednu oblast.

Jak zjistit, co vlastně potřebujeme?

Než začnete hledat nový mzdový software, udělejte si jednoduchý seznam vztahující se k vašemu současnému řešení:

• Co vám vadí – například složitá práce s exekucemi a insolvencemi, legislativní neaktuálnost nebo pozdní reakce dodavatele právě na legislativu apod.
• Co naopak funguje skvěle – třeba zasílání výplatních pásek e-mailem či jednoduché pořizování nepřítomností.
• Co by se mohlo hodit navíc:
  • Oprava již uzavřené mzdy – některé softwary neumožňují opravit již jednou uložené záznamy.
  • Napojení na státní správu – rychlé a jednoduché zasílání potřebných výstupů na státní správu ušetří spoustu času. Zvažte, zda vám vyhovuje zasílání podkladů přes datovou schránku mimo mzdový software nebo byste naopak ocenili nějaké rychlejší řešení, které mj. usnadní i výběr adresáta a připojování příslušného souboru

Takový seznam vám pomůže jasně popsat potřeby a vybrat software, který je opravdu pokryje.

Měli bychom udělat něco jako inventuru?

Přechod na nový mzdový systém je ideální příležitost srovnat si nejen procesy, ale i data. Čistá a aktuální evidence vám ušetří spoustu práce při migraci dat a zajistí, že nový software od začátku poběží s přesnými informacemi.

Jak a kde hledat nový software?

Začněte vytvořením seznamu možných kandidátů:

• Vybírejte firmu, která má prokazatelnou historii aktualizací podle legislativy
• Má reference z oboru
• Prohledejte odborné portály a recenze.
• Zvažte i menší lokální dodavatele – často mají flexibilnější přístup.

Většina firem dnes nabízí demo verzi nebo ukázkovou prezentaci. Na webu obvykle najdete základní seznam funkcí, které mzdový software zvládá, a také přehled omezení. Nebojte se dodavatelům napsat – většina má připravené materiály a odpovědi na nejčastější dotazy, protože předprodejní péči mají „vyladěnou“ na základě zkušeností s desítkami klientů. Čím konkrétnější budete v poptávce, tím přesnější informace dostanete.

Proč konzultovat výběr s účetní?

Váš mzdový systém by měl umět spolupracovat s účetnictvím – ať už jde o export dat, formát tiskových sestav nebo napojení na účetní software. Před finálním rozhodnutím proto doporučujeme výběr konzultovat s účetní nebo účetní kanceláří. Předejdete tak situaci, kdy nový software nebude umět generovat potřebné výstupy pro účetnictví.

Kdy je nejlepší čas na přechod?

U změny mzdového systému je nejvhodnějším časem na přechod nový kalendářní rok. Vzhledem k výkazům, které se podávají za kalendářní rok (např. Vyúčtování daně, ELDP apod.) je vhodné mít v systému zpracované mzdy právě za celý rok. Doporučeným postupem je tedy „starý“ rok zpracovat celý ve „starém“ programu a s novým rokem přejít na software nový. Vhodnou variantou (pokud je to možné) je si zpracovávání dvojích mezd – jak ve „starém“ systému, tak už i v novém. Tento postup je výborný na správné zadávání mezd v novém software a mzdová účetní tak není ve stresu, protože má pořád „kontrolu“ ve svém starém systému.

Jak časově a finančně náročná je implementace?

Počítejte nejen s časem, ale i s rozpočtem. Implementace nového mzdového systému obvykle zahrnuje:

• Migrace dat – přenos stávajících informací do nového systému. Protože neexistuje jednotný formát pro import dat mezi různými softwary, musí se často provádět individuální úpravy. Většina dodavatelů má tuto službu účtovanou zvlášť, takže je dobré s ní předem počítat v rozpočtu. Zvažte, zda je nutné do nového systému převádět všechny zpracované mzdy včetně již neaktuálních zaměstnanců. Změna systému je ideální čas na „čistku“. Historii mezd budete mít ve „starém“ software. Tato varianta obvykle zjednoduší a výrazně sníží náklady na migraci dat.
• Testování – ověření, že všechny procesy fungují podle očekávání.
• Zálohové období – u zpracování mezd je vhodné mít oba systémy chvíli souběžně, než přejdete na nový provoz naplno.

Dobré plánování vám ušetří nepříjemná překvapení – ať už jde o zpoždění, nebo o nečekané náklady.

Co školení zaměstnanců?

Školení je naprosto klíčové. I intuitivní mzdový software má svoje specifika. Ideální je kombinace praktického zaškolení na míru a dostupné dokumentace – návody, videa, online nápověda. Domluvte si také rychlou podporu v prvních týdnech ostrého provozu.

Jak zapojit tým, aby změnu přijal?

Otevřená komunikace usnadňuje přijetí změny. Vysvětlete zaměstnancům důvody, přínosy a postup, zapojte je do testování či hodnocení nových funkcí.