Jak vybrat mzdový software: návod na úspěšný přechod

Zmapujte své potřeby

Udělejte si „inventuru“ – kolik máte zaměstnanců, jaké jsou typy pracovních poměrů, složitost mezd (příplatky, směny, práce ve svátky, benefity). Jaké systémy už máte – např. software na vedení docházky, jaké výstupy potřebujete. Důležitým kritériem je potřeba zpracování mezd (soukromá sféra) nebo platů (státní sféra). Ne každý mzdový program podporuje stejným způsobem zpracování mezd v podnikatelské sféře a platů ve veřejném sektoru. Pokud potřebujete zpracovávat platy, ověřte si tuto možnost už při prvním výběru kandidátů.

Jak zjistit, co vlastně potřebujeme?

Než začnete hledat nový mzdový software, udělejte si jednoduchý seznam vztahující se k vašemu současnému řešení:

• Co vám vadí – například složitá práce s exekucemi a insolvencemi, legislativní neaktuálnost nebo pozdní reakce dodavatele právě na legislativu apod.
• Co naopak funguje skvěle – třeba zasílání výplatních pásek e-mailem či jednoduché pořizování nepřítomností.
• Co by se mohlo hodit navíc:
  • Oprava již uzavřené mzdy – některé softwary neumožňují opravit již jednou uložené záznamy.
  • Napojení na státní správu – rychlé a jednoduché zasílání potřebných výstupů na státní správu ušetří spoustu času. Zvažte, zda vám vyhovuje zasílání podkladů přes datovou schránku mimo mzdový software nebo byste naopak ocenili nějaké rychlejší řešení, které mj. usnadní i výběr adresáta a připojování příslušného souboru

Takový seznam vám pomůže jasně popsat potřeby a vybrat software, který je opravdu pokryje.

Jak připravit data před přechodem na nový mzdový software?

Přechod na nový mzdový program je ideální příležitost srovnat si nejen procesy, ale i data. Čistá a aktuální evidence vám ušetří spoustu práce při migraci dat a zajistí, že nový software od začátku poběží s přesnými informacemi.

Jak důležitá je legislativní aktuálnost mzdového software?

Jde o jedno z nejdůležitějších kritérií pro výběr programu. Můžete mít dokonalý software - pokud ale včas nereaguje na legislativní změny, nemůžete se na něho spolehnout a studování mzdové legislativy vám zabere neúměrně času. Kvalitní dodavatel by měl legislativu sledovat s předstihem a potřebné úpravy programu zpřístupnit včas tak, aby byl software připraven nejpozději v okamžiku, kdy se podle nové úpravy začíná postupovat.

Jak poznat, že software (potažmo dodavatel) splňuje legislativní aktuálnost?

Prvním vodítkem může být web dodavatele. Pravidelně aktualizovaná sekce legislativních novinek ukazuje, zda se firma změnám systematicky věnuje. Ještě důležitější je ale historie aktualizací samotného programu – ověřte si, zda dodavatel potřebné legislativní úpravy skutečně zveřejňuje včas. Pokud dodavatel pravidelně pořádá školení nebo zveřejňuje odborné materiály k legislativním změnám, je to další signál, že se této oblasti systematicky věnuje.

Jak a kde hledat nový software?

Začněte vytvořením seznamu možných kandidátů:

• Vybírej firmu, která má prokazatelnou historii legislativních aktualizací,
• Má reference zákazníků z podobného oboru
• Kvalitu technické a metodické podpory
• Má dostupnost demo verze nebo prezentace
• Prohledejte odborné portály a recenze.
• Zvažte i menší lokální dodavatele – často mají flexibilnější přístup.

Většina firem dnes nabízí demo verzi nebo ukázkovou prezentaci. Na webu obvykle najdete základní seznam funkcí, které mzdový software zvládá, a také přehled omezení. Nebojte se dodavatelům napsat – většina má připravené materiály a odpovědi na nejčastější dotazy, protože předprodejní péči mají „vyladěnou“ na základě zkušeností s desítkami klientů. Čím konkrétnější budete v poptávce, tím přesnější informace dostanete.

Na co firmy při změně mzdového softwaru nejčastěji zapomínají?

Z našich zkušeností s přechody firem mezi mzdovými programy se opakovaně setkáváme s tím, že se při výběru často testují především běžné měsíční činnosti. Snadno tak zůstanou stranou situace, které nastávají jen jednou za rok nebo nepravidelně – například roční výkaznictví, pracovní úrazy, dlouhodobé pracovní neschopnosti. Případně i exekuce či insolvence, které se objevují nepravidelně.

Častým opomenutím je také výběr nového mzdového softwaru bez konzultace s účetní nebo s dodavateli navazujících systémů. Před rozhodnutím proto doporučujeme ověřit například návaznost na docházkový systém, účetnictví, evidenci dovolených a další služby, se kterými mají mzdy spolupracovat.

Proč konzultovat výběr s účetní?

Váš mzdový program by měl umět spolupracovat s účetnictvím – ať už jde o export dat, formát tiskových sestav nebo napojení na účetní software. Před finálním rozhodnutím proto doporučujeme výběr konzultovat s účetní nebo účetní kanceláří. Předejdete tak situaci, kdy nový software nebude umět generovat potřebné výstupy pro účetnictví.

Kdy je nejlepší čas na přechod?

Začátek kalendářního roku bývá pro přechod na nový mzdový software zpravidla nejvhodnějším obdobím. Vzhledem k výkazům, které se podávají za kalendářní rok (např. Vyúčtování daně, ELDP apod.) je vhodné mít v systému zpracované mzdy právě za celý rok. Doporučeným postupem je tedy „starý“ rok zpracovat celý ve „starém“ programu a s novým rokem přejít na software nový.

Pokud to podmínky umožňují, lze v přechodném období využít paralelní zpracování mezd ve starém i novém programu. Mzdová účetní tak může porovnat výsledky obou systémů, ověřit správnost nastavení nového programu a odhalit případné rozdíly ještě před ostrým provozem.

Jak časově a finančně náročná je implementace?

Počítejte nejen s časem, ale i s rozpočtem. Implementace nového mzdového systému obvykle zahrnuje:

• Migrace dat – přenos stávajících informací do nového systému. Protože neexistuje jednotný formát pro import dat mezi různými softwary, musí se často provádět individuální úpravy. Většina dodavatelů má tuto službu účtovanou zvlášť, takže je dobré s ní předem počítat v rozpočtu. Zvažte, zda je nutné do nového systému převádět všechny zpracované mzdy včetně již neaktuálních zaměstnanců. Změna systému je ideální čas na „čistku“. Historii mezd budete mít ve „starém“ software. Tato varianta obvykle zjednoduší a výrazně sníží náklady na migraci dat.
• Testování – ověření, že všechny procesy fungují podle očekávání.
• Zálohové období – u zpracování mezd je vhodné mít oba systémy chvíli souběžně, než přejdete na nový provoz naplno.

Dobré plánování vám ušetří nepříjemná překvapení – ať už jde o zpoždění, nebo o nečekané náklady.

Co školení zaměstnanců?

Školení je naprosto klíčové. I intuitivní mzdový software má svoje specifika. Ideální je kombinace praktického zaškolení na míru a dostupné dokumentace – návody, videa, online nápověda. Domluvte si také rychlou podporu v prvních týdnech ostrého provozu.

Jak zapojit tým, aby změnu přijal?

Otevřená komunikace usnadňuje přijetí změny. Vysvětlete zaměstnancům důvody, přínosy a postup, zapojte je do testování či hodnocení nových funkcí.