Jak vybrat účetní software: praktický návod a 10 kritérií pro správný výběr
Výběr nového účetního softwaru a následný přechod nejsou jen technickou změnou. Je to příležitost, jak zefektivnit procesy, ušetřit čas a získat moderní nástroje pro vedení účetnictví. Podívejte se, podle čeho nový účetní software vybírat a jak celý přechod naplánovat krok za krokem, aby proběhl hladce a bez zbytečného stresu.
Kdy má smysl změnit účetní software?
Dobrý účetní program by měl odpovídat způsobu, jakým vaše firma nebo účetní kancelář skutečně pracuje, zvládat potřebné účetní agendy a usnadňovat rutinní činnosti. Důvodem ke změně nemusí být jen zastaralý nebo nevyhovující program. Firma může vyrůst, začít zpracovávat více dokladů nebo potřebovat propojit účetnictví s dalšími agendami.
Typickým signálem pro změnu je například situace, kdy:
- Příliš mnoho údajů přepisujete ručně
- Složitě vytváříte daňová přiznání a další účetní výstupy
- Chybí vám potřebné importy nebo exporty
- Program nenabízí potřebné kontroly a automatizaci
- Obtížně propojujete účetnictví s dalšími částmi firmy
- Program přestává vyhovovat rostoucímu počtu uživatelů (omezení práv apod.)
- Získání potřebných informací a přehledů je zbytečně komplikované
Připravili jsme pro vás Checklist pro výběr účetního systému.
Jak zjistit, co od nového softwaru potřebujete?
Než začnete hledat náhradu, zkuste si přesně pojmenovat, co vám na současném softwaru vadí. Právě z těchto problémů mohou vzniknout konkrétní požadavky na jeho nástupce. Rozdělte si požadavky do tří skupin:
-
Co nám dnes nevyhovuje?
Například komplikované sestavení přiznání k DPH, složité nebo zcela nemožné exportování dat do excelu, ruční přepisování opakujících se dokladů, nemožnost importu dokladů např. z e-shopu, apod.
-
Co naopak funguje skvěle
Může jít o rychlé a jednoduché vyhledávání, přehledné tiskové sestavy, jednoduché ovládání nebo konkrétní pracovní postupy, na které jsou uživatelé zvyklí.
-
Co by se mohlo hodit navíc
Například automatické zpracování dokladů, přímé napojení na banku, propojení s dalšími systémy, práci více uživatelů, vzdálený přístup, vytěžování dokladů.
Výsledkem by neměl být obecný požadavek „chceme lepší účetní software“, ale konkrétní seznam funkcí a vlastností, podle kterého lze jednotlivá řešení skutečně porovnat.
10 kritérií pro výběr účetního softwaru
1. Účetní a daňové agendy
Nejdříve ověřte, zda program pokrývá všechny agendy, které skutečně používáte. Vedle účetnictví nebo daňové evidence mohou být důležité agendy pro fakturaci, objednávky, evidence majetku či mzdy a sklady.
Neřešte přitom pouze současný stav. Pokud firma roste, zvažte také požadavky, které mohou přijít během několika let.
2. Legislativa a aktualizace
Účetní software musí reagovat na změny legislativy. Ptejte se proto, jakým způsobem dodavatel program aktualizuje, jak rychle legislativní změny zapracovává a zda jsou aktualizace součástí licence nebo představují další náklad.
Důležité je také zjistit, jak uživatel pozná, že používá aktuální verzi, a jakým způsobem probíhá její instalace.
3. Automatizace rutinní práce
Účetní by měla věnovat čas především účetním případům, ne mechanickému přepisování údajů. Při zkoušení programu proto sledujte, které činnosti dokáže automatizovat. Může jít například o import a vytěžování dokladů, párování plateb, předvyplňování údajů, automatické účetní operace nebo kontroly zadaných dat.
U každé automatizace si ale ověřte možnost kontroly a případně ruční opravy výsledku.
4. Import a export dat
Schopnost dostat data do programu či z programu bývá při každodenním používání důležitější, než se při nákupu zdá. Prověřte podporované formáty, exporty do excelu nebo dalších běžných formátů, možnosti hromadných importů a případné napojení na další systémy. Pokud používáte vlastní aplikace nebo specializované řešení, zjistěte také možnosti individuální integrace.
5. Napojení na banky a státní správu
Činnosti, které účetní provádí každý den nebo každý měsíc, mají na celkovou efektivitu práce velký vliv. Ověřte například možnosti práce s bankovními výpisy, elektronického odesílání podání DPH a komunikace s portály státní správy. Užitečné mohou být také funkce využívající externí registry a zdroje dat – načítání údajů z ARES, ověřování nespolehlivých plátců, insolvenčního rejstříku nebo dalších veřejně dostupných údajů.
6. Kontroly a opravy
Chyba se může stát i zkušenému uživateli. Dobrý účetní software by proto neměl pouze evidovat data, ale měl by pomáhat chyby odhalovat a řešit.
Při výběru si například vyzkoušejte:
- Jak program upozorňuje na nesrovnalosti
- Jak lze opravit již zaúčtovaný doklad
- Jak fungují kontroly DPH
- Zda je možné vrátit účetní závěrku
- Zda systém uchovává informace o provedených změnách.
Právě tyto funkce často rozhodují o tom, jak pohodlně se s programem pracuje v nestandardních situacích.
7. Přehledy a výstupy
Účetní software neslouží pouze k pořizování dokladů. Data musí být možné rychle vyhledat, analyzovat a předat dál. Vyzkoušejte si proto běžné situace – vyhledání konkrétního dokladu, sestavení přehledu pro vedení firmy, tisk účetní sestavy nebo export vybraných údajů. Ptejte se také, zda lze sestavy a pracovní prostředí přizpůsobit konkrétním uživatelům.
8. Více uživatelů, vzdálený přístup a bezpečnost
Pokud se systémem pracuje více lidí, ověřte možnosti nastavení uživatelských práv a současné práce více uživatelů. U vzdáleného nebo cloudového provozu se zajímejte také o způsob zabezpečení přístupu, zálohování dat a řešení případných výpadků.
9. Technická podpora a školení
Sebelepší funkce nepomůže, pokud uživatel v kritické chvíli neví, jak ji použít. Zjistěte proto, jakým způsobem funguje zákaznická podpora, kdy je dostupná a zda jsou k dispozici návody, videa, školení nebo individuální konzultace. Při přechodu na nový program je zvlášť důležitá dostupnost podpory během prvních týdnů ostrého provozu. Určitě se vyplatí i přístup pomocí vzdálené správy atd.
10. Celkové náklady, nejen cena licence
Cena uvedená v ceníku nemusí představovat celkové náklady na nový účetní software. Do kalkulace při porovnávání cen zahrňte také:
- Implementaci
- Převod dat
- Aktualizace
- Školení
- Technickou podporu
- Případný cloud nebo vzdálený provoz
- Individuální úpravy a integrace
Jak a kde hledat nový software?
Začněte vytvořením seznamu možných kandidátů:
- Podívejte se na doporučení od firem z vašeho oboru.
- Prohledejte odborné portály a recenze.
- Zvažte i menší lokální dodavatele – často mají flexibilnější přístup.
Na webu obvykle najdete základní seznam funkcí, které účetní software zvládá, a také přehled omezení. Nebojte se dodavatelům napsat – většina má připravené materiály a odpovědi na nejčastější dotazy, protože předprodejní péči mají „vyladěnou“ na základě zkušeností s desítkami klientů. Čím konkrétnější budete v poptávce, tím přesnější informace dostanete.
Demo nezkoušejte jen „na proklikání“
Většina dodavatelů nabízí demoverzi nebo prezentaci systému. Využijte ji k praktickému testování. Místo náhodného procházení menu si připravte několik typických úkolů, které vaši zaměstnanci běžně řeší. Zkuste například zadat přijatou fakturu, dohledat starší doklad, zpracovat bankovní výpis, vytvořit potřebný výstup nebo opravit chybný záznam.
Stejné úkoly následně proveďte v několika programech. Získáte mnohem lepší představu o skutečné rychlosti a pohodlí práce než pouhým porovnáváním seznamů funkcí na webových stránkách.
Myslete na celý provoz
Účetní software často využívají i další oddělení – například sklady nebo mzdová agenda. Zvažte proto systém, který dokáže pokrýt nejen účetnictví, ale i související procesy. Do výběru proto zapojte i zástupce dalších oddělení, která budou se systémem pracovat nebo z něj získávat data. Požadavek skladu, personalistiky nebo vedení firmy je jednodušší odhalit před nákupem než během implementace.
Jak připravit data na přechod? Měli bychom udělat inventuru účtů?
Ano, před migrací má smysl zkontrolovat stav účetních dat a odstranit případné nesrovnalosti ještě ve stávajícím systému. Přechod na nový účetní software je vhodnou příležitostí srovnat si nejen procesy, ale také data.
Zkontrolujte například otevřené pohledávky a závazky, zůstatky účtů, adresář obchodních partnerů, evidenci majetku a další agendy, které chcete převádět. Čistá a aktuální data usnadní migraci a sníží riziko, že si do nového systému přenesete staré chyby nebo duplicity.
Před zahájením migrace si s dodavatelem přesně potvrďte, která data budou převedena automaticky, která bude nutné upravit a která bude praktičtější založit nově.
Kdy je nejlepší čas na přechod?
Plánujte na období, kdy máte menší provozní zátěž – mimo sezónní špičku. Vyhnete se tak zbytečnému stresu a zaměstnanci budou mít víc prostoru na zaučení. U některých firem může dávat smysl přechod na začátku účetního období, není to však univerzální podmínka.
Jak časově a finančně náročná je implementace?
Počítejte nejen s časem, ale i s rozpočtem. Implementace nového účetního systému obvykle zahrnuje:
- Migraci dat – přenos stávajících informací do nového systému. Protože neexistuje jednotný formát pro import dat mezi různými softwary, musí se často provádět individuální úpravy. Většina dodavatelů má tuto službu účtovanou zvlášť, takže je dobré s ní předem počítat v rozpočtu.
- Testování – ověření, že všechny procesy fungují podle očekávání.
- Souběžný provoz – v některých případech může být vhodné po omezenou dobu zachovat přístup k původnímu systému a ověřovat správnost dat a procesů v novém řešení.
Co školení zaměstnanců?
Školení je naprosto klíčové. I intuitivní účetní software má svoje specifika. Ideální je kombinace praktického zaškolení na míru a dostupné dokumentace – návody, videa, online nápověda. Domluvte si také rychlou podporu v prvních týdnech ostrého provozu.
Jak zapojit tým, aby změnu přijal?
Otevřená komunikace usnadňuje přijetí změny. Vysvětlete zaměstnancům důvody, přínosy a postup, zapojte je do testování či hodnocení nových funkcí.
Nejčastější otázky při výběru účetního softwaru
Z naší dlouholeté praxe jsme vybrali otázky, které firmy a účetní při změně softwaru řeší nejčastěji.
Jak vybrat nejlepší účetní software?
Neexistuje jeden nejlepší účetní software pro všechny firmy. Vhodný systém je ten, který odpovídá vašim účetním agendám, objemu dokladů, počtu uživatelů, požadavkům na automatizaci a integrace a zároveň nabízí odpovídající podporu a možnosti dalšího rozvoje.
Co je při výběru účetního programu nejdůležitější?
Nejdůležitější je nejprve definovat vlastní požadavky. Teprve podle nich má smysl porovnávat funkce, možnosti automatizace, integrace, podporu, způsob migrace a celkové náklady jednotlivých řešení.
Lze převést data ze starého účetního programu?
Ve většině případů lze alespoň část dat převést, rozsah migrace však závisí na původním a novém systému a dostupných datových formátech. Před objednáním nového programu si proto nechte přesně potvrdit, která data lze převést a za jakých podmínek.
Je lepší cloudový, nebo lokálně instalovaný účetní software?
Záleží na způsobu práce firmy. Důležitější než samotné označení „cloud“ nebo „lokální instalace“ jsou konkrétní požadavky na dostupnost systému, vzdálený přístup, výkon, správu, zálohování, zabezpečení a náklady.
Kolik stojí přechod na nový účetní software?
Do nákladů je potřeba započítat nejen licenci, ale také případnou migraci dat, implementaci, školení, potřebné moduly, aktualizace, podporu a individuální integrace. Celková cena proto závisí na rozsahu řešení a složitosti přechodu.
O autorce článku
Zuzka se v Ježek software věnuje sledování legislativních změn a jejich dopadům na účetnictví, daně, mzdy, personalistiku a další oblasti podnikové agendy. Zaměřuje se na jejich praktické promítnutí do ekonomického softwaru a každodenní práce firem a účetních.
