Modul KANCELÁŘ

Agendy a funkce modulu Kancelář

Součástí každé licence je zdarma i modul Kancelář se svými částmi (neboli agendami, jak my v Ježkovi říkáme). Podívejte se, jaké jsou mezi těmito agendami vazby. Vpravo jsou zobrazeny i některé důležité číselníky.

Adresář firem

Agenda, která plní jednu z nejdůležitějších úloh v programu, protože obsahuje informace o všech odběratelích, dodavatelích, obchodních partnerech, úřadech a institucích, se kterými přijde účtovaná firma do kontaktu. Tato agenda je samozřejmě podporována celou řadou tiskových výstupů od prostého opisu evidovaných záznamů přes obálky a štítky s adresami až po naplánované akce u jednotlivých firem.

• Vyhledání firmy v ARESu

  Pomocí jednoduché automatizované operace můžete vyhledat firmu na stránkách www.mfcr.cz/ares. Prostým zadáním IČ identifikujete danou firmu a program ji automaticky uloží do adresáře se všemi známými údaji.

• Ověření spolehlivosti plátce DPH je v dnešní době nutnost

  Pro každou evidovanou firmu v adresáři můžete kdykoliv přímo z programu provést on-line ověření spolehlivosti plátce DPH a s tím i související zveřejněný účet pro příchozí platby.

• Propojení s Adresářem osob

  Ke každé evidované firmě je možné navázat jakýkoliv počet osob, které jsou evidovány v podobné agendě Adresář osob. Tato funkce se hodí zejména ve chvíli, kdy si potřebujete přiřadit kontaktní osoby a tím o nich mít vždy po ruce potřebné informace.

• Další užitečné vazby

  Adresář firem obsahuje i další nástroje, které šetří čas a pomohou obsluze dohledat potřebné informace díky napojení na Obchodní rejstřík, Insolvenční rejstřík a Registr úpadců.

• Evidence několika adres pro jednu firmu

  V Adresáři firem je umožněno pro každou zadanou firmu nebo instituci evidovat 3 různé adresy – Fakturační, Dodací a Alternativní, které usnadní práci hlavně při vystavování faktur a objednávek.

• Jednoduchá orientace v zadaných adresách

  Vzhledem k tomu, že uživatelé mají běžně ve svém adresáři několik set i několik tisíc firem, lze zde pracovat s tzv. Kategoriemi, kterými je možné roztřídit adresy např. na dodavatele, odběratele, zaměstnance, instituce a další. Toto řešení pohodlně umožňuje práci vždy jen s danou kategorií firem a odpadá tak ruční dohledávání.

Adresář osob

Agenda určená výhradně pro evidenci zaměstnanců a osob. Osoby mohou být navázány k jednotlivým firmám z Adresáře firem. Adresář osob obsahuje informace o bankovních účtech, kontaktech, místech bydliště atd.

• Propojení s Adresářem firem

  Každou evidovanou osobu lze připojit k firmě evidované v Adresáři firem. Počet osob nebo firem vzájemně propojených není logicky limitován.

• Seznam zaměstnanců

  Z důvodů usnadnění práce si program z této agendy přebírá veškeré potřebné informace např. o bankovních účtech do agendy Personalistika, která je výchozí agendou pro modul Mzdy. Zaměstnanci tedy musí být vždy zadáni do Adresáře osob.

• Provázanost s dalšími agendami

  Díky programovým vazbám je možné bez opuštění agendy sledovat vazby i do jiných částí programu jako např. Adresář firem, Kniha jízd, Majetek a další. Tím např. sledovat, kterému zaměstnanci byl majetek svěřen.

Fakturace

Agenda Fakturace je určena k jednoduchému vystavování faktur, dodacích listů, zálohových faktur či dobropisů mimo skladovou evidenci. Zadávání položek faktur je zde podpořeno číselníkem položek dokladů, kde je možné si připravit neomezené množství textů včetně jednotek a cen. Vystavené doklady je možné pomocí automatických operací zaúčtovat do Účetního deníku nebo přenést do Závazků a pohledávek.

• Rychlá tvorba faktury

  Celá agenda je podporována tzv. Číselníky, ze kterých se v případě potřeby přebírají uložené hodnoty a odpadá tak neustálé ruční pořizování. Faktury se dají i snadno kopírovat.

• Snadné navedení položek

  Pro snadnou práci s položkami faktury je program podporován číselníkem položek dokladů, ve kterém mohou být uvedeny veškeré fakturované případy a při tvorbě faktury se z tohoto zdroje pouze přebírají požadované hodnoty.

• Vazba na účetnictví

  Veškeré doklady vytvořené v agendě Fakturace je možné za pomoci automatizovaných operací velmi snadno přenést do modulu Účetnictví. Program generuje samostatnou dávku do agendy Závazky a pohledávky a stejně tak samostatnou dávku do agendy Účetní deník. Obsluha má vždy možnost ovlivnit podmnožinu přenášených záznamů a přenést jen ty, které potřebuje.

• Automatické vkládání textů

  Co konkrétní firma, to jiný požadavek na texty, které se zobrazují na tiskových podobách faktur, dodacích listů a dalších výstupech. Proto program nabízí číselník volných textů, ze kterého pomocí jedné klávesy vyberete text pro danou chvíli. Širší nastavení dovoluje programu tyto texty vkládat automaticky do požadovaných míst dokladu a to pouze v návaznosti na např. dokladovou řadu, přihlášenou obsluhu nebo používanou agendu.

• Kopírování faktur

  V praxi jsou běžnou záležitostí neustále se opakující doklady jako např. zálohy na služby, leasingy a další. Na těchto dokladech se zpravidla mění jen datum a číslo dokladu a je tedy zbytečné tyto doklady pořizovat ručně stále dokola. Program nabízí funkci Kopie, která zkopíruje vybrané doklady i s položkami, automaticky doplní aktuální čísla dokladů a obsluha pouze vyplní požadované datum.

• Podpora tiskových výstupů

  V agendě Fakturace je k dispozici celá řada potřebných tiskových výstupů jako např. faktury, dodací listy, přehledy prodejů, poštovní sestavy a i stvrzenky a další. Sestavy faktur jsou i v cizojazyčných podobách a veškeré tiskové výstupy je možné dále exportovat do Wordu, Excelu, PDF nebo rovnou připojit jako přílohu emailu.

Objednávky

Agenda vhodná pro evidenci veškerých vystavených objednávek pro Vaše dodavatele s následnou evidencí příznaků, zda byly objednávky vyřízeny.

• Aktuální přehled o stavu každé objednávky

  U každé objednávky program eviduje příznaky Objednáno a Vyřízeno, ze kterých je vždy patrné, v jakém stavu se daná objednávka nachází.

• Opakované objednávky

  Pro tyto potřeby je k dispozici operace Kopie, která vytvoří kopie vybraných dokladů, na kterých použije aktuální čísla dokladů a požadované datumy.

Převodní příkazy

Agenda umožňující zpracování převodního příkazu z účtu zpracovávané firmy nebo jakéhokoliv jiného. Dále je zde možné nechat zpracované příkazy exportovat pomocí automatizované operace přímo do banky nebo využít tiskových sestav a převodní příkaz tak fyzicky odevzdat.

• Naplnění příkazu doklady z účetnictví

  Převodní příkazy jsou podporovány vazbou do agendy Závazky a pohledávky, díky které je možné pohodlně vybírat doklady k proplacení a eliminovat tak ruční pořizování. Zároveň je možné zpracovat položky příkazu i ručně.

• Homebanking

  Pro elektronickou komunikaci s bankou je připravena podpora exportu do různých homebankingových formátů: ABO 3.0, Gemini 5.0, MultiCash 3.0, KB BEST, Citibank, Citidirect.

Kniha jízd

Agenda slouží k evidenci vozidel, vyúčtování služebních cest, cestovních náhrad i služebních cest uskutečněných soukromým vozidlem. Agenda je podporována číselníky Vozidla, Adresář osob, Účel a Opakované cesty pro snazší pořizovaní dat. Důležitou součástí jsou také podklady pro výpočet silniční daně.

• Sledování průměrné spotřeby

  Díky konkrétní sestavě je zde možné sledovat pro každé vozidlo průměrnou spotřebu a tím sledovat nákladovost jednotlivých vozů.

• Vyúčtování služební cesty

  Po zadání všech důležitých informací, týkajících se uskutečněné služební cest jako např. tankování pohonných hmot, parkovné a další, je program schopen poskytnou kompletní vyúčtování, ať už se jedná o služební nebo soukromé vozidlo.

• Podpora opakovaných cest

  Z důvodů ušetření času je zde podpora opakovaných cest díky stejnojmennému číselníku, ze kterého je možné vybírat neustále se opakující cesty a opět tak eliminovat ruční pořizování.

Evidence pošty

V této agendě je možné evidovat veškeré přijaté a odeslané poštovní zásilky. Veškeré odeslané zásilky je možné exportovat do formátu ePA (elektronický podací arch) vyžadovaným Českou poštou.

• Vytvoření elektronického podacího archu pro Českou poštu u doporučených zásilek

  Pomocí jednoduchého průvodce je zde možné jakoukoliv odeslanou poštovní zásilku exportovat do formátu ePA a následně předat České poště. Kompletně tak odpadá papírová forma komunikace. Vzhledem k možnostem této komunikace se takto předávají jen doporučené zásilky.

DPFO, DPPO, Silniční daň

Agendy, ve kterých lze plnohodnotně zpracovat daňová přiznání fyzických osob, právnických osob a silniční daně se všemi potřebnými přílohami. Jsou zde připraveny formuláře pro snadnou editaci a následný tisk.