Prázdninový digitální detox: 7 kancelářských nepořádků, které teď můžete v klidu vyřešit
Léto je ideální období na úklid – nejen doma, ale i v práci. Nečekejte na zářijový shon a využijte klidnější atmosféru k digitálnímu „úklidu“ svého pracovního prostředí. Přinášíme praktické tipy, jak si pročistit hlavu, počítač i firemní data. Ať už pracujete v účetnictví, administrativě nebo vedete malou firmu, tyto rady se vám budou hodit.
Jdeme na to
- Přeplněná plocha a složka „dořešit později“
- Přetékající e-mailová schránka
- Verze_final2_oprava_fin.xlsx
- Kdo má přístup kam? A proč?
- Zálohujete? A opravdu?
- Co všechno ještě skladujete na papíře?
- Nezapomeňte si vyčistit i hlavu :-)
-
Přeplněná plocha a složka „dořešit později“
Ikony přes celou obrazovku? Desítky screenshotů nebo dočasných dokumentů, které zůstaly „na později“? Prázdniny jsou ideální na to, dát věcem řád – nebo je bez lítosti přesunout do koše. Plocha počítače není odkladiště. -
Přetékající e-mailová schránka
Zamyslete se: kolik z vašich složek v Outlooku opravdu používáte? Máte funkční pravidla pro třídění pošty? Vyhraďte si 30 minut na rychlý letní úklid – a především si nastavte filtry, které vám pomohou i do budoucna. -
Verze_final2_oprava_fin.xlsx
Věčný boj s verzemi souborů? Začněte si soubory pojmenovávat systematicky – např. pomocí data, iniciál a jasného označení verze. Nebo lépe: přeskočte ruční vedení tabulek a svěřte práci účetnímu softwaru, který změny sleduje za vás. -
Kdo má přístup kam? A proč?
Zkontrolujte oprávnění ke sdíleným složkám, databázím, dokumentům i programům. Možná zjistíte, že bývalý kolega má stále přístup k vašim mzdám. Moderní software jako DUEL od Ježek software umožňuje nastavení přístupových práv přehledně a bezpečně. -
Zálohujete? A opravdu?
Možná jste si to „nastavili kdysi“ – ale víte jistě, že se zálohy opravdu pravidelně vytvářejí a jsou čitelné? V srpnu je skvělý čas to ověřit. Zejména pokud zpracováváte účetní doklady nebo fakturaci. -
Co všechno ještě skladujete na papíře?
Řadu dokumentů dnes lze vést elektronicky – a bezpečně. Digitalizace není jen pro velké firmy. Pokud ještě stále tisknete každou fakturu, je možná čas se rozhlédnout po softwaru, který to zvládne za vás. Třeba jako DUEL. -
Nezapomeňte si vyčistit i hlavu
Digitální úklid je úleva – a zároveň restart. Pomůže vám vstoupit do podzimu připravení a s větším klidem. A pokud vás trápí chaos v účetnictví, evidenci dokladů nebo mzdách, máme pro vás řešení.
Závěrem
Léto je pro kancelář ideálním časem na úklid, který běžně odkládáme. Ať už si projdete soubory na disku, zjednodušíte e-mail, nebo začnete uvažovat o změně softwaru – udělejte první krok už teď.
Zajímá vás, jak vám může účetní systém DUEL pomoci s přehlednou správou dat, dokladů a evidence? Zjistěte více o programu DUEL.
