Jak vybrat a zavést nový skladový software bez stresu – praktický návod krok za krokem
Přechod na nový skladový software nemusí být noční můrou. Stačí vědět, co vám na stávajícím systému vadí, co naopak funguje, a podle toho vybírat nové řešení. V tomto článku se dozvíte, kdy je nejlepší čas na změnu, jak si vytvořit seznam vhodných programů, proč se vyplatí využít demo verze, a jak zvládnout migraci dat i školení bez zbytečného stresu.
Proč vlastně měnit skladový software?
Důvody bývají různé – stávající skladový systém už nestačí, neobsahuje potřebné funkce, je pomalý nebo těžkopádný. Někdy jde o technická omezení, jindy o to, že firma vyrostla a potřebuje modernější nástroje pro skladovou evidenci. Ať už je důvod jakýkoli, klíčové je vědět přesně proč chcete změnu.
Jak poznáme, co vlastně potřebujeme?
Než začnete hledat nový skladový software, udělejte si jednoduchý seznam vztahující se k vašemu současnému řešení:
- Co vám vadí – například nepropojenost příjemky s fakturou, chybějící spojení dodacího listu s fakturou, pomalé načítání dat či nulová podpora čteček čárového kódu
- Co naopak funguje skvěle – třeba jednoduchý tisk štítků, přehledné skladové karty a rychle dohledatelné doklady, které se váží k dané položce.
- Jakým způsobem chcete počítat skladovou cenu – například vážený aritmetický průměr, pevné skladové ceny, FIFO nebo jiný způsob oceňování zásob. Podrobnosti o způsobech stanovení skladové ceny naleznete v naší dřívější aktualitě. Ne každý software podporuje všechny metody, a je důležité, aby nový systém uměl tu, kterou vyžaduje vaše účetnictví nebo firemní procesy.
Tato analýza stávajícího systému vám pomůže vybrat řešení, které problémy odstraní, zachová to dobré a bude odpovídat vašim procesům i účetním požadavkům.
Jak a kde hledat nový software?
Začněte vytvořením seznamu možných kandidátů:
- Podívejte se na doporučení od firem z vašeho oboru.
- Prohledejte odborné portály a recenze.
- Zvažte i menší lokální dodavatele – často mají flexibilnější přístup.
Většina firem dnes nabízí demoverzi nebo ukázkovou prezentaci. Na webu obvykle najdete základní seznam funkcí, které skladový software zvládá, a také přehled omezení. Nebojte se dodavatelům napsat – většina má připravené materiály a odpovědi na nejčastější dotazy, protože předprodejní péči mají „vyladěnou“ na základě zkušeností s desítkami klientů. Čím konkrétnější budete v poptávce, tím přesnější informace dostanete.
Proč konzultovat výběr s účetní?
Váš skladový systém by měl umět spolupracovat s účetnictvím – ať už jde o export dat, formát tiskových sestav nebo napojení na účetní software. Před finálním rozhodnutím proto doporučujeme výběr konzultovat s účetní nebo účetní kanceláří. Předejdete tak situaci, kdy nový software nebude umět generovat potřebné výstupy pro účetnictví, DPH nebo inventarizace.
Kdy je nejlepší čas na přechod?
Plánujte na období, kdy máte menší provozní zátěž – mimo sezónní špičku. Vyhnete se tak zbytečnému stresu a zaměstnanci budou mít víc prostoru na zaučení.
Jak zapojit tým, aby změnu přijal?
Otevřenou komunikací. Lidé ocení, když vědí, proč změna probíhá, co jim přinese a jak bude probíhat. Zapojte je do výběru – nainstalujte jim demoverzi zvoleného software a přijímejte jejich zpětnou vazbu na testování.
Měli bychom udělat inventuru?
Rozhodně ano. Přechod na nový skladový systém je ideální příležitost srovnat si nejen procesy, ale i data. Čistá a aktuální evidence skladových položek vám ušetří spoustu práce při migraci dat a zajistí, že nový software od začátku poběží s přesnými informacemi.
Jak časově a finančně náročná je implementace?
Počítejte nejen s časem, ale i s rozpočtem. Implementace nového skladového systému obvykle zahrnuje:
- Migraci dat – přenos stávajících informací do nového systému. Protože neexistuje jednotný formát pro import dat mezi různými softwary, musí se často provádět individuální úpravy. Většina dodavatelů má tuto službu účtovanou zvlášť, takže je dobré s ní předem počítat v rozpočtu.
- Testování – ověření, že všechny procesy fungují podle očekávání.
- Přechodové období – někdy je vhodné mít oba systémy chvíli souběžně, než přejdete na nový provoz naplno.
Dobré plánování vám ušetří nepříjemná překvapení – ať už jde o zpoždění, nebo o nečekané náklady.
Co školení zaměstnanců?
Školení je naprosto klíčové. I intuitivní skladový software má svoje specifika. Ideální je kombinace praktického zaškolení na míru a dostupné dokumentace – návody, videa, online nápověda. Domluvte si také rychlou podporu v prvních týdnech ostrého provozu.
Shrnutí na závěr
Úspěšný přechod na nový skladový software stojí na jasně definovaných potřebách, pečlivě vybraném seznamu kandidátů, správném načasování a dobrém zaškolení. Přidejte k tomu inventuru, konzultaci s účetní a otevřenou komunikaci – a z přechodu se stane dobře řízený projekt, ne stresová noční můra.
Připravili jsme pro vás Checklist pro výběr skladového systému.
Příklad z praxe: Přechod na nový skladový systém bez stresu
Rodinná firma, která provozuje oblíbený zahradní a hobby prodejní areál, se po letech rozhodla vyměnit svůj starý skladový software. Majitel si sepsal, co jim na stávajícím řešení vadí – nepropojenost příjemky s fakturou, chybějící přímé spojení dodacího listu s fakturou a pomalé načítání dat. Na druhou stranu si pochvaloval přehlednou kartu zboží a rychle dohledatelné doklady, které se váží k dané položce. Ještě před výběrem nového řešení konzultoval své požadavky s účetní kanceláří, aby měl jistotu, že systém zvládne všechny potřebné výstupy pro účetnictví.
Po vytvoření seznamu možných dodavatelů oslovili pět firem a od tří z nich získali demoverze. Vítězný dodavatel jim připravil prezentaci na reálných datech z jejich prodejny. Protože si předem udělali inventuru a vyčistili číselníky, byla migrace dat rychlejší – i když byla zpoplatněna zvlášť, kvůli individuálnímu formátu importu.
Samotná integrace nového softwaru trvala pět týdnů:
- 1. týden – příprava dat, instalace testovací verze.
- 2.–3. týden – školení zaměstnanců po menších skupinách a paralelní testování.
- 4. týden – ostrý import dat, spuštění systému souběžně se starým.
- 5. týden – vypnutí starého systému, řešení posledních drobných úprav a dotazů.
Díky jasnému plánu, zapojení celého týmu a dobré komunikaci s dodavatelem proběhla změna hladce a zákazníci přechod vůbec nepocítili.
