Digitalizace účetnictví

Účetnictví už dávno není jen o papírových dokladech, šanonech a nekonečném přepisování údajů do počítače. Dnešní doba přeje digitalizaci – tedy převodu účetních procesů do elektronické podoby – a stále častěji i zapojení umělé inteligence. Co si pod tím ale představit v praxi?

Co je digitalizace účetnictví?

Digitalizace účetnictví znamená přechod od ruční práce s papírovými dokumenty k elektronickému zpracování dat. Místo toho, aby účetní ručně opisoval údaje z faktury do účetního programu, pracuje s digitálními soubory – například naskenovanými doklady nebo přímo přijatými PDF fakturami. Ty jsou následně automaticky zpracovávány softwarem.

Výhodou je především úspora času, snížení chybovosti a lepší přehled o dokumentech. Všechny doklady jsou elektronicky archivované, snadno dohledatelné a připravené ke kontrole nebo dalšímu zpracování.

Co je vytěžování dokladů?

Jedním z klíčových prvků digitalizace je tzv. vytěžování dokladů. Jde o proces, kdy software pomocí umělé inteligence „přečte“ elektronický dokument (například fakturu v PDF nebo obrázku) a automaticky z něj rozpozná důležité údaje – jako je datum vystavení, částka, DPH, IČO dodavatele nebo číslo účtu.

Laicky řečeno: program „vidí“ fakturu podobně jako člověk, ale data z ní sám vytáhne a připraví je k dalšímu zpracování. Účetní tak už nemusí přepisovat čísla a texty ručně – jen zkontroluje, že vše sedí, a doklad potvrdí.

Jak se data dostanou do účetního systému?

Po vytěžení dokladů je možné údaje exportovat do účetního softwaru, kde se dále účtují. Tento přenos je většinou velmi jednoduchý a navazuje na běžné účetní postupy. Umělá inteligence tím nenahrazuje účetní, ale usnadňuje jim rutinní a časově náročnou práci.

Výhody využití umělé inteligence v účetnictví

• Úspora času – účetní nemusí přepisovat data ručně ani nemusí ručně ukládat jednotlivé dokumenty. Zákazník pošle fakturu e-mailem a o zbytek se automaticky postará umělá inteligence (vytěžení dokladu) a notifikace účetní, že je připraven vytežený doklad.
• Méně chyb – eliminuje se lidský faktor při opisování.
• Rychlejší zpracování – doklady jsou připravené k zaúčtování téměř okamžitě.
• Lepší přehled a archivace – všechno je přehledně uloženo v digitální podobě.

Digitalizace účetnictví s využitím umělé inteligence již není věcí budoucnosti, ale současnosti. Stále více firem, účetních kanceláří i podnikatelů objevuje výhody tohoto přístupu – šetří čas, peníze i nervy. Přechod na digitální zpracování přitom neznamená složitou změnu systému, ale spíše přirozené rozšíření stávajících nástrojů o moderní technologie.